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Informations pratiques et conditions générales

Règlement des cours collectifs

1° Modalités d'inscriptions
2° Paiement et désistement
3° Tests de niveaux, essais et horaire des cours
4° Lieu des cours
5° Navette et garderie
6° Kiss and Ride et parking
7° Assurance, maladie et accident
8° Inscriptions tardives, étalements, transferts ou changements de formule
9° Mutuelle et déduction fiscale
10° Conditions d’annulation
11° Matériel et tenue
12° pertes et vols
13° Absences et retard
14° Engagement qualité
15° Droit à l'image
16° Politiques d'utilisation des données personnelles

 

1° MODALITES D’INSCRIPTIONS

Les élèves ayant suivi le dernier cycle de cours sont prioritaires jusqu’au 18 juin 2023.
A partir du 19 juin 2023, les inscriptions sont ouvertes également aux nouveaux élèves.
Les inscriptions seront enregistrées par ordre d’arrivée.

Les inscriptions se font uniquement en ligne, sur notre site internet, par l’élève lui-même (s’il est majeur) et/ou par un parent/tuteur légal (si l’élève est mineur).

Nous avons un nombre limité de places par groupe, formule et par infrastructure sportive. Une fois le nombre de places disponible en ligne atteint, aucune inscription additionnelle ne sera possible.

L’élève (ou le parent/tuteur légal si l’élève est mineur) s’engage à renseigner des coordonnées complètes et correctes dans sa fiche membre. Ces coordonnées sont : nom, prénom, adresse postale, numéro de téléphone portable, adresse e-mail, date de naissance et sexe.  En cas de changement, il procédera à la mise à jour de celle-ci en se connectant à son espace membre sécurisé via notre site ou via l’application « Le Roseau » préalablement téléchargé sur son téléphone portable.

Dans le cas d’une inscription d’un élève mineur, un parent/tuteur légal créera également une fiche membre (Choisir « Famille » lors d’une nouvelle inscription).

Lors de l’inscription, nous invitons les parents à nous signaler tout problème de santé ou de comportement.

L’Asbl se réserve le droit de ne pas accepter une inscription.

Pour toute question, merci de contacter notre secrétariat 
T : 02/372.18.18 -  info@smashacademy.be
Horaire d'ouverture :
Lundi - Vendredi : 10h - 16h
Week-end et jours fériés : fermé

 

2° PAIEMENT ET DESISTEMENT

Le paiement d’un acompte doit être effectué au moment de l'inscription, ou au plus tard dans les 72 heures suivant celle-ci, soit par paiement en ligne, soit par virement bancaire en encodant la communication structurée que vous recevrez à la fin de l'inscription (via confirmation à l'écran et mail automatique - voir les spams si non reçu). :

au compte FORTIS BE21 0015 0888 3803 - BIC GEBABEBB - adressé à la Smash Academy asbl pour les inscriptions sur les sites du Roseau et du Dieweg,

au compte FORTIS BE40 0017 0835 0963 - BIC GEBABEBB - adressé à la Smash Academy Uccle Sport asbl pour les inscriptions en tennis sur le site du Royal Uccle Sport,

Le montant de l'acompte vous est fourni à la fin de l'inscription via confirmation à l'écran et mail automatique - voir les spams si non reçu.

Le solde est à régler pour le 1er septembre au plus tard.

Toute inscription est faite pour la totalité du cycle de cours.

Sauf annulation de cours par l’école pour force majeure, toute personne inscrite est redevable de la totalité du prix pour le cycle de cours choisi.

Le prix des cours comprend le moniteur, la location du terrain, les balles, les ballons, le prêt éventuel de matériel à raison d’une séance de cours par semaine.

Sans désistement écrit de votre part dans les délais stipulés au point 10 (conditions d’annulation), le montant du cours reste dû et ce même s'il a été annulé faute de paiement.

En cas de retard de paiement, l'ASBL se réserve le droit de réclamer des frais de rappel et de retard supplémentaire et de bloquer l'accès pour de futures réservations/inscriptions.

 

3° TESTS DE NIVEAUX, ESSAIS ET HORAIRE DE COURS

Pour la ludi-gym, le football, le baby-futsal, le judo, l'escalade, le baby-tennis, le tennis 12 Mètres et le tennis 18 Mètres découverte/progression, vous choisissez directement le créneau lors de l’inscription en ligne. Celui-ci sera automatiquement confirmé via la confirmation à l’écran et la réception d’un mail automatique - voir les spams si non reçu.


Pour les inscriptions aux cours de tennis à partir du 18 Mètres Matcher, les horaires seront validés en fonction de l’âge et du niveau de l’élève, merci d’absolument indiquer au minimum 3 jours de disponibilités différents et les heures correspondantes pour chacun de ces jours. Le lieu des cours est choisi afin d’assurer la meilleure homogénéité des groupes. Le planning sera constitué en fonction du niveau, de l'âge et, dans la mesure du possible, de vos disponibilités ; merci d'en tenir compte et d'éviter de nous demander des changements.

Les horaires et dates de cours seront confirmés fin août/début septembre.

Durant les 15 premiers jours de cours, en fonction de la confirmation de l'homogénéité du groupe par les moniteurs, un changement d'horaire pourra vous être proposé.

Pour les inscriptions faites après le 1er septembre, merci de vérifier vos horaires via l'onglet "Inscriptions/Activités/groupes" de votre espace membre.

Calendrier des cours et congés sous réserve de modification - (version téléchargeable et imprimable, pratique à coller sur le frigo) :
Les cours ont lieu du lundi 11 septembre 2023 au lundi 17 juin 2024 inclus, soit 31 semaines.
Ils s'interrompent durant les congés scolaires belges francophones et certains jours fériés :

  • du lundi 23/10/2023 au dimanche 05/11/2023 inclus (congés de Toussaint)
  • du dimanche 24/12/2023 au samedi 06/01/2024 inclus (congés de Noël et de Nouvel An)
  • du lundi 26/02/2024 au dimanche 10/03/2024 inclus (congés de Carnaval)
  • du lundi 01/04/2024 au dimanche 07/04/2024 inclus (entretien des infrastructures)
  • du lundi 29/04/2024 au dimanche 12/05/2024 inclus (congés de Pâques)
  •  le lundi 20/05/2024 (lundi de Pentecôte)

ATTENTION, il y a bien cours les :

  • Mercredi 27 septembre 2023 (Fête de la Communauté française)
  • Samedi 11 novembre 2023 (Armistice)
  • Mardi 13 février 2024 (Mardi Gras)

Pendant les congés scolaires, les cours ont lieu le premier week-end de chaque congé scolaire, ils s’interrompent ensuite durant la durée du congé suivant le calendrier ci-dessus.
Durant cette période, des stages sont proposés. Les inscriptions sont ouvertes en ligne dans le courant de la semaine suivant des congés précédents.

En cas de force majeure indépendante de notre volonté (neige, tempête, vents violents...), de pluie au printemps pour les cours de tennis en extérieur, d'impraticabilités des infrastructures ou d'incapacité exceptionnelle du moniteur, vous êtes avertis par SMS ou mail du report des cours dès que l'impossibilité/l'impraticabilité a été déclarée.
Les cours sont récupérés à partir du 18 juin 2024. Si le nombre de récupération est important, il se peut qu'une partie ait lieu à partir de la dernière semaine du mois d'août. Il n'y a pas de récupération entre le 8 juillet et le 25 août 2024.

De façon à pouvoir accueillir les Interclubs après la semaine de réfection des terrains (voir ci-dessus), les cours de tennis ayant lieu sur le site du Roseau, le mercredi et le samedi, sont déplacés sur le site du Dieweg et/ou du Royal Uccle Sport. Un mail vous sera envoyé, en temps utile, afin de vous avertir du nouveau site des cours.

 

Tests de niveaux en tennis pour les nouveaux inscrits de plus de 7 ans : 

  • Lors de la participation en stages d'été
     
  • Lors des journées de tests (sans rendez-vous) :
    Le samedi 24 juin 2023 de 9h à 12h au Roseau
    Le mercredi 28 juin 2023 de 14h à 17h au Roseau
    Le mercredi 30 août 2023 de 14h à 17h au Roseau
    Le samedi 2 septembre 2023 de 9h à 12h au Roseau

     
  • lors des Journées Portes ouvertes au Royal Uccle Sport (sans rendez-vous) :
    Le samedi 1er juillet 2023 de 9h à 12h
    Le samedi 26 août 2023 de 9h à 12h

     
  • Sur rendez-vous :
    Roseau et Dieweg : ecole@leroseau.be
    Uccle Sport : uccle@smashacademy.com

Niveau de Tennis :
DECOUVERTE : de jamais jouer ou renvoi de la balle à l'arrêt
PROGRESSION : de renvoyer la balle avec déplacement à échanger régulièrement
MATCHER : jouer ses premiers matches en interne ou en compétition
PERFORMER : de reconnaître le déséquilibre à le créer

 

Essais pour les nouveaux inscrits : 

  • Uniquement lors de la participation en stages

 

4° LIEU DES COURS

Nos cours sont organisés rue du Roseau 60 (Roseau), Dieweg 69 (Dieweg) et chaussée de Ruisbroek 18 (Royal Uccle Sport) à 1180 Uccle
Le lieu des cours est mentionné en dessous de chaque description de formule et dans le mail de confirmation d’inscription qui vous sera envoyé début septembre.
Si le lieu du cours est modifié, un mail vous sera envoyé.

 

5° NAVETTE ET GARDERIE

Une garderie gratuite (sous conditions) est proposée pour les enfants qui suivent deux activités le même jour à la Smash Academy.
Cette garderie est un "temps de pause" entre les deux activités. Ce n'est pas un service de garde d'enfant, il n'est donc pas permis de déposer son enfant à l'ouverture et le récupérer à la fermeture de la garderie.
Pendant les temps d'attente, l'équipe encadrante surveille les enfants et met à leur disposition des jeux de société, de la lecture et des coloriages.

Une navette entre sites est possible également, UNIQUEMENT pour les enfants inscrits à une activité de la Smash Academy sur le site du Dieweg ET a un cours de tennis sur le site du Roseau.
La navette ne vient PAS chercher les enfants à leur école. Il n'y a pas non plus de pedibus.

La garderie et la navette ne sont ni comprises, ni automatiques dans l’inscription. Un formulaire pour l’inscription sera envoyé directement aux parents concernés par celles-ci.

 

6° KISS AND RIDE ET PARKING

Les parkings du Roseau et du Royal Uccle Sport sont accessibles aux élèves et à leurs parents durant la durée nécessaire à la pratique de leurs cours.

Le stationnement sur le site du Dieweg se faisant dans la rue, nous vous demandons de respecter le code de la route et les entrées carrossables de nos voisins et de ne pas pratiquer le « parking sauvage ».
L'espace du "Kiss and Ride" du Dieweg N’EST PAS UN PARKING et est réservé uniquement pour un court arrêt et non pour un stationnement.
Le temps d’arrêt permis y est de 5 minutes, ceci pour laisser le temps au conducteur de déposer son ou ses enfants et de repartir immédiatement pour laisser la place au véhicule suivant.
De ce fait, si votre enfant est trop jeune et n'est pas en mesure d'aller seul au cours, nous vous demandons de vous stationner dans la rue de façon à pouvoir accompagner votre enfant dans l'enceinte du Dieweg.
Nous vous demandons de respecter cet espace et de laisser à chacun la possibilité de déposer son enfant dans les meilleures conditions.
Aucun véhicule ne peut entrer à l'intérieur du site sans autorisation.

Des parkings à vélos sont également à disposition sur les trois sites. Nous vous demandons de respecter ces emplacements spécifiques et de ne pas accrocher vos deux roues aux grillages, rampes d’accès, poteaux et autres endroits non prévus à cet effet.

L'Asbl décline toute responsabilité, à quelque titre et pour quelque cause que ce soit, en cas d’accidents, vols ou dégâts, même partiels, qui pourraient survenir aux véhicules, trottinettes, vélos et autres moyens de transports stationnant ou transitant sur le parking et/ou kiss and ride.

Si les nécessités l’exigent, la Smash Academy et toute personne la représentant, se donne le droit de faire déplacer tout véhicule (trottinette, vélo ou autre inclus) gênants la circulation des piétons ou d’autre véhicule, stationnant dans des emplacements réservés ou séjournant plus que nécessaire dans le parking et/ou Kiss and Ride, sans avoir prévenu la direction au préalable et par écrit. 

 

7°ASSURANCE, MALADIE ET ACCIDENT
A partir du 1er septembre 2022, la Smash Academy a souscrit une assurance de type accidents sportif pour les élèves, en ordre de paiement pour le cycle en cours.
Les élèves sont assurés durant la période de cours de la Smash Academy, et ce, uniquement durant les horaires du cours auquel ils sont réellement inscrits.
Cette assurance de type scolaire est limitée au cadre du contrat proposé par l’assureur de l’Asbl.  Les conditions générales sont disponibles en cliquant sur le lien.
Une fois les parents, ou les personnes en charge renseignées dans le formulaire d'inscription, venus chercher leur enfant, la responsabilité de l’Asbl n’est plus engagée en cas d’accident; il en va de même pour les enfants autorisés à rentrer seuls.

En cas d’accident ou de malaise de l’enfant lors du cours, les parents seront avertis. S’ils ne sont pas joignables immédiatement et si l’urgence l’exige, le responsable fera appel à un médecin ou aux services de secours.

Les documents d’assurance sont téléchargeables ici :
pour le Tennis,
pour le Rugby,
pour les autres sports.
Ils sont a renvoyé dûment complété et signé par mail au secrétariat, dans les 8 jours au plus tard suivant l’accident.

 

En cas d’absence/maladie : nous vous demandons de prévenir l’école 48 heures à l’avance. (Coordonnées voir point 13)
Seules les absences de plus de 30 jours justifiées par un certificat médical d'incapacité, avec mentions des dates de début et de fin de l'incapacité, daté et signé par le médecin prescripteur, (à faire parvenir, par mail ou courrier, dans les 8 jours suivant le début de l'incapacité) feront l’objet d’une récupération sous forme de bon à valoir en stages, et ce, à partir du 31ème jour d'incapacité. Les cours ne sont pas remboursés.

Le bon à valoir sera calculé sur le montant hors cotisations obligatoires et imputé sur le portefeuille virtuel familial (onglet financier/portefeuille) de l'espace membre de l’élève, à la condition que le montant du cours soit totalement soldé (cfr point 2 Paiement et Désistement). Un mail automatique vous sera envoyé avec le montant et le moyen de l'utiliser. Celui-ci est non remboursable, non cessible et valable un an à dater de la réception du mail. Seuls le secrétariat et la comptabilité sont habilités à calculer un bon à valoir.

 

8° INSCRIPTIONS TARDIVES, ETALEMENTS, TRASFERTS OU CHANGEMENTS DE FORMULE
Après le début des cours, et en fonction des places encore disponibles, le secrétariat pourra prendre une inscription tardive.
Une possible réduction pourra être appliquée sans forcément être au prorata temporis. Seuls le secrétariat et la comptabilité sont habilités à calculer le montant d'un cours.
L’Asbl se réserve le droit de refuser une inscription tardive.

Un étalement de paiement peut être octroyé, sur motivation écrite, pour les personnes en éprouvant le besoin.  Seuls le secrétariat et la comptabilité sont habilités à calculer un plan de paiement. Celui-ci sera obligatoirement effectué par ordre permanent (ou domiciliation SEPA si l’asbl l’exige) dont une copie sera renvoyée pour preuve.
En cas de non-respect dudit engagement, la Smash Academy asbl se réserve le droit de demander le paiement intégral du solde restant ajouter de frais de rappel et, si cela est nécessaire, d’engager une procédure judiciaire devant les tribunaux compétents.

Toutes demandes doivent expressément être formulées au secrétariat, et uniquement celui-ci, par écrit (mail à envoyer à info@leroseau.be) au plus tard à l'inscription.

Ces avantages sont à la discrétion de l’Asbl et sans engagement futur.

En cas de retard de paiement, ou de non-respect d’un étalement de paiement, l'ASBL se réserve le droit de réclamer des frais de rappel et de retard supplémentaire et de bloquer l'accès pour de futures réservations/inscriptions.

En cas de transfert/changement de formule de cours à une autre, seul le secrétariat est habilité à calculer le supplément/réduction qui sera demandé. En cas de solde trop perçu, celui-ci sera versé sur le portefeuille virtuel familial de l’espace membre de l’élève.

L’ASBL se réserve le droit de modifier/supprimer les avantages ci-dessus sans en avertir les membres, élèves et visiteurs.
 

9° MUTUELLE ET DEDUCTION FISCALE
Attestation de mutuelle :

Elle pourra être téléchargée dans l'espace personnel de votre enfant (onglet Financier/ Attestations / Attestations mutuelles) une fois le paiement arrivé sur le compte de la Smash Academy.

Attestation Fiscale :
Ne rentrant pas dans les conditions d'octroi de déductions fiscales fixées par le SPF Finances, nous ne délivrons pas d'attestation fiscale.

 

10° CONDITIONS D’ANNULATION
Toute inscription est faite pour la totalité du cycle de cours. Sauf annulation de cours par l’école pour force majeure, toute personne inscrite est redevable de la totalité du prix pour le cycle de cours choisi.

Sans désistement écrit de votre part dans les délais stipulés ci-dessous, le montant du cours reste dû et ce même s'il a été annulé faute de paiement.

En cas de désistement (par mail à info@leroseau.be ou par courrier postal uniquementau plus tard 30 jours avant le début du cycle de cours un montant forfaitaire de 25€ sera retenu sur le montant de l'inscription; s'il a lieu moins de 30 jours avant le début du cycle de cours, la totalité du montant de l'inscription est due.

Les élèves s’engagent à respecter le règlement d’ordre intérieur du club hébergeant l’école, ainsi que les us et coutumes de vigueur dans le monde du sport, notamment en matière de sportivité et de courtoisie. L’école aura la faculté d’exclure les élèves refusant de se conformer à ces règles.

L’Asbl se réserve le droit d’annuler un cours ou une activité si le nombre d’enfants inscrits n’est pas suffisant ou si les conditions d’organisation ne sont plus remplies : conditions d’accueil, conditions climatiques, conditions sanitaires, etc.
Si une activité ou un cours devait être annulée pour une raison indépendante de notre volonté, l’Asbl s’engage à soit rembourser les inscriptions, soit à proposer une alternative équivalente.

 

11° MATERIEL ET TENUE

Les raquettes, balles, ballons, baudriers et tout le matériel pédagogique sont mis à disposition durant le cours.
Les appareils de type Gsm/Smartphone, jeux électroniques, baladeurs, etc. ne sont pas autorisés durant le cours.
La tenue des enfants doit être adaptée à la pratique du sport choisi lors de l'inscription et aux conditions climatiques du jour : T-shirt, short ou jupe, chaussure adaptée au sport pratiqué, training, etc.
Pour le cours de judo, le kimono n'est pas obligatoire mais fortement recommandé. Un T-shirt et pantalon de jogging peuvent faire l'affaire lors des premiers cours de l’enfant s’il n’a pas de Kimono.
Pour le cours d'escalade, les chaussures propres sont nécessaires. Cela ne doit pas obligatoirement être des chaussures d'escalade. Des baskets ou des chaussons de gymnastique peuvent faire l'affaire.
Les cours de tennis ayant lieu sur terre battue, les chaussures peuvent changer de couleur.
Les cours de football et de rugby ont lieu sur un terrain synthétique extérieur, les chaussures et vêtements doivent être adaptés en conséquence.
Pour le rugby, le protège-dents et le casque sont recommandés.
Pour le football, un équipement aux couleurs de l'école peut être commandé auprès du responsable (Fabrice) lors des premières journées de cours. Celui-ci n'est pas obligatoire.
Le cours de baby-futsal à, quant à lui, lieu dans le hall Omnisport, il n'est pas nécessaire d'acheter des chaussures de futsal. Des baskets (pas de semelle noire!) suffisent.


12° PERTE ET VOL
L'Asbl décline toute responsabilité en cas de perte et de vol ou de détérioration de vêtements ou objets personnels durant le cours.
Les "objets perdus" sont accessibles, durant les heures d'ouvertures des sites:
dans le couloir devant le secrétariat au Roseau,
dans le sas d'entrée du Clubhouse du Dieweg et dans le couloir d'entrée du hall Omnisport du Dieweg,
sous les escaliers en face des vestiaires au Royal Uccle Sport.


13° ABSENCE ET RETARD
En cas d’absence ou retard, il est expressément demandé aux parents de prévenir les responsables (pour le tennis, pour le tennis au Royal Uccle Sport et pour les autres sports) le plus rapidement possible.

Pour les absences dépassant 3 séances, un certificat médical valide est demandé (point 7). Seules les absences de plus de 30 jours justifiées par un certificat médical (à faire parvenir par mail ou courrier dans les 8 jours) feront l’objet d’une récupération sous forme de bon à valoir en stages ou cours collectifs, et ce, à partir du 31ème jour d'incapacité. Les cours ne sont pas remboursés.
Le bon à valoir sera imputé sur le portefeuille virtuel familial (onglet financier/portefeuille) de l'espace membre de l’élève. Un mail automatique vous sera envoyé avec le montant et le moyen de l'utiliser. Celui-ci est non remboursable, non cessible et valable un an à dater de la réception du mail.

 

14° ENGAGEMENT QUALITE : NOUS NOUS ENGAGEONS A CE QUE VOTRE ENFANT
(vous recevrez une enquête de satisfaction dans le courant de l’année)
- Prenne du plaisir à suivre ses cours
- Soit intégré dans un groupe homogène favorisant son épanouissement personnel
- Reçoive un enseignement évolutif de qualité, adapté à son âge, ses habiletés motrices et son rythme d'apprentissage
- Utilise du matériel pédagogique adapté sur un espace de jeu proportionné
- Reçoive une formation à l'esprit sport :volonté, respect, contrôle de soi, humilité, amitié, sincérité, courage,...

15° DROIT A L'IMAGE
L’encadrement est amené à prendre des photos ou des vidéos de vos enfants lors des activités afin de les mettre sur le site web de l’Asbl sans limite de temps.
Si vous ne souhaitez pas que votre enfant soit pris en photo ou filmé durant les activités, nous vous demandons de bien vouloir décocher la case adéquate lors de l’inscription que vous effectuez en ligne.

 

16° POLITIQUE D'UTILISATION DES DONNEES PERSONNELLES
Conformément à la loi sur le RGPD (Règlement général de protection des données

Finalité des données ?
Nous enregistrons vos données personnelles afin de pouvoir assurer le suivi administratif, financier et opérationnel de vos inscriptions à nos cours, nos stages, nos anniversaires, nos événements, nos séances ou des réservations d''infrastructures ainsi que pour vous aviser de nos activités, agenda, évènements et autres thèmes culturels et sportifs.

Durée de conservation de vos données personnelles ?
Elles sont conservées pendant 3 ans et sont consultables par notre Secrétariat, les gestionnaires du club et notre personnel qui encadreront les activités auxquelles vous vous serez inscrits.

Droit d'accès vos données personnelles ?
Conformément à la loi RGDP, vous pouvez exercer votre droit d'accès aux données vous concernant et les faire rectifier vous connectant à votre espace MyiClub ou en contactant le Secrétariat pendant les heures de bureau.

Comment retirer mon consentement ?
Si vous désirez retirer votre consentement pour l'utilisation de vos données personnelles ou celui d'un des membres de votre famille pour lequel vous avez reçu l’autorisation d’agir par procuration (çad pour un des membres dont les données sont accessibles dans votre compte MyiClub), il vous suffit d'éditer les données de la personne concernée et de cliquer sur : Je retire mon consentement

Communication de vos données à des tiers ?
Vos données personnelles ne seront pas communiquées à des tiers, à l'exception de cas particuliers (exemple: les membres tennis, pour lesquels les données seront transmises à la Association Francophone de Tennis (AFT) afin de pouvoir régulariser leur affiliation à la Fédération).

Notre responsable à la protection des données ?
Pour toute question supplémentaire relative à la protection de vos données personnelles et à vos droits relatifs à ces données n'hésitez pas à contacter notre Data Protection Officer, responsable de la politique de protection des données : Tarek FRANCIS à l'adresse dpd@leroseau.be